Workspaces anlegen und verwalten

Ein Workspace trennt Dokumente innerhalb eines Kontos, zum Beispiel „Familie“, „Buchhaltung“ oder ein Projekt. Wer Dokumente in einem Workspace sieht, hängt von der Mitgliedschaft und der Rolle in diesem Workspace ab.

Workspaces, die es schon gibt

Workspace	Wer hat Zugriff
Persönlicher Workspace (Kennzeichen Privat)	Nur Sie. Jeder Benutzer hat einen.
Gemeinsamer Workspace (Kennzeichen Geteilt)	Alle Mitglieder des Kontos.

Diese beiden Workspaces lassen sich weder archivieren noch löschen.

Workspace anlegen

1. Wählen Sie im Workspace-Wechsler oder in der Liste der Workspaces Workspace erstellen.
2. Geben Sie einen Name und optional eine Beschreibung ein.
3. Wählen Sie Erstellen.

Jedes Mitglied des Kontos kann Workspaces anlegen und wird automatisch deren Inhaber. Weitere Personen fügen Sie in den Einstellungen des Workspace unter Mitglieder hinzu.

Hinweis

Wie viele gemeinsame Workspaces Sie anlegen können, hängt vom Plan ab. Der Gemeinsame Workspace zählt mit, persönliche Workspaces zählen nicht. Ist das Limit erreicht, zeigt Papernaut Pläne ansehen.

Einstellungen

Die Einstellungen öffnen Sie in der Liste der Workspaces über das Menü der Zeile → Bearbeiten:

• Allgemein: Name und Beschreibung.
• Mitglieder: Personen hinzufügen, entfernen und Rollen ändern.
• KI-Hinweise: Anweisungen für die KI bei Dokumenten dieses Workspace, siehe KI-Hinweise.
• E-Mail-Eingang: die E-Mail-Adresse des Workspace.
• Gefahrenzone: archivieren, wiederherstellen und löschen.

Ändern dürfen die Einstellungen nur Inhaber und Workspace-Admins.

Ein Dokument in mehreren Workspaces

Ein Dokument kann in mehreren Workspaces liegen, ohne dass Sie es erneut hochladen. Siehe Dokumente mit mehreren Workspaces teilen.

Archivieren

Ein archivierter Workspace verschwindet aus der Auswahl, lässt sich aber jederzeit Wiederherstellen. Dokumente, die nur in diesem Workspace liegen, sind bis dahin nicht erreichbar. Dokumente, die auch in anderen Workspaces liegen, bleiben dort verfügbar.

Archivierte Workspaces finden Sie in der Liste der Workspaces unter dem Filter Archiviert. Sie zählen weiter zum Workspace-Limit.

Endgültig löschen

Löschen können Sie nur einen archivierten Workspace: Gefahrenzone → Endgültig löschen. Die Dokumente bleiben im Konto erhalten, verlieren aber die Zuordnung zu diesem Workspace. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Erst danach ist der Platz im Workspace-Limit wieder frei.