Dokumente per E-Mail einsenden
Jeder Workspace hat eine eigene E-Mail-Adresse. Senden oder leiten Sie eine E-Mail dorthin, legt Papernaut die Anhänge als Dokumente in der Inbox dieses Workspace an. Das eignet sich für Rechnungen, die per E-Mail kommen, und für Scanner mit E-Mail-Funktion.
Adresse finden
Abschnitt betitelt „Adresse finden“- Öffnen Sie die Liste der Workspaces.
- Öffnen Sie im Menü des Workspace (Workspace-Aktionen) den Punkt Bearbeiten.
- Wählen Sie E-Mail-Eingang.
- Kopieren Sie die Adresse mit Kopieren.
Jeder neue Workspace bekommt automatisch eine zufällige Adresse. Alle Mitglieder des Workspace sehen sie.
Adresse ändern oder entfernen
Abschnitt betitelt „Adresse ändern oder entfernen“Mit Adresse ändern wählen Sie einen sprechenden Namen, zum Beispiel buchhaltung. Erlaubt sind
Kleinbuchstaben, Ziffern, Punkt, Bindestrich und Unterstrich. Die alte Adresse funktioniert danach
sofort nicht mehr. Passen Sie Weiterleitungen und Scanner gleich mit an.
Mit Adresse entfernen empfängt der Workspace keine E-Mails mehr. Bereits eingelieferte Dokumente bleiben erhalten.
Beides dürfen nur Inhaber und Workspace-Admins des Workspace.
Was übernommen wird
Abschnitt betitelt „Was übernommen wird“- Nur Anhänge werden übernommen. Der Text der E-Mail wird nicht gespeichert.
- Übernommen werden PDF-, Word-, Excel- und PowerPoint-Anhänge (pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, ods, odp). Bilder, etwa Logos in Signaturen, werden übersprungen.
- Ein Anhang darf höchstens 25 MB groß sein. Pro E-Mail werden höchstens 20 Anhänge übernommen.
- Gibt es denselben Anhang schon in diesem Workspace, wird er nicht erneut angelegt.
Erlaubte Absender
Abschnitt betitelt „Erlaubte Absender“Welche Absender Dokumente einliefern dürfen, legen Konto-Admins fest: Kontoeinstellungen →
E-Mail-Eingang. Ab Werk ist jeder Absender erlaubt (*@*).
Ein Eintrag hat die Form lokal@domain. Ein * steht für beliebig:
| Eintrag | Erlaubt |
|---|---|
*@* |
jeden Absender |
*@firma.de |
jede Adresse der Domain firma.de, aber keine Subdomain |
rechnung@firma.de |
genau diese Adresse |
Ein Workspace kann die Liste des Kontos weiter einschränken, aber nicht erweitern. Schalten Sie dazu im Workspace unter E-Mail-Eingang die Option Eigene Absenderliste für diesen Workspace ein. Ein Absender muss dann zu beiden Listen passen.
Wenn nichts ankommt
Abschnitt betitelt „Wenn nichts ankommt“Papernaut benachrichtigt den Absender nicht, wenn eine E-Mail nicht übernommen wird. Prüfen Sie:
- Stimmt die Adresse? Nach einer Änderung gilt nur noch die neue.
- Steht der Absender auf der Absenderliste von Konto und Workspace?
- Hat die E-Mail einen Anhang in einem erlaubten Format und unter 25 MB?
- Ist das Dokumentenlimit Ihres Plans erreicht?
- Ist der Workspace archiviert? Archivierte Workspaces empfangen keine E-Mails.