Korrespondenten

Ein Korrespondent ist die Gegenpartei eines Dokuments: eine Firma, eine Behörde oder eine Person. Korrespondenten gelten für das ganze Konto, nicht nur für einen Workspace. Sie finden sie in der oberen Navigation unter Korrespondenten.

Wie Papernaut Korrespondenten erkennt

Beim Verarbeiten sucht Papernaut die Beteiligten auf dem Dokument und vergleicht sie mit den Korrespondenten Ihres Kontos: Name und Adresse, außerdem USt-ID, Kunden- oder Steuernummer, IBAN, E-Mail, Telefon und Webseite.

• Eindeutiger Treffer: Das Dokument wird dem vorhandenen Korrespondenten zugeordnet.
• Kein Treffer: Papernaut legt einen neuen Korrespondenten an. Er trägt das Kennzeichen Automatisch erstellt.
• Unsicher: Papernaut ordnet nichts zu und fragt am Dokument nach (KI konnte nicht entscheiden). Wählen Sie den passenden Vorschlag mit Als Beteiligung übernehmen oder verwerfen Sie ihn.

Je vollständiger ein Korrespondent gepflegt ist, desto sicherer gelingt die Zuordnung. Vor allem Kunden- und Vertragsnummern helfen.

Zuordnung am Dokument prüfen

Im Dokument steht jeder Korrespondent auf einer eigenen Karte. Eine Zuordnung der KI ist so lange als ungeprüft markiert, bis Sie sie mit Zuordnung bestätigen übernehmen oder mit Zuordnung verwerfen ablehnen. Eine verworfene Zuordnung setzt Papernaut beim erneuten Verarbeiten nicht wieder.

Über das Menü der Karte wählen Sie Korrespondenten wechseln oder Beteiligung entfernen. Mit Beteiligung hinzufügen ergänzen Sie einen weiteren Korrespondenten.

Die Rolle wählen Sie oben in der Karte: Absender, Empfänger, Kopie oder Unbekannt. Sie gilt nur für dieses Dokument.

Mehrere Dokumente auf einmal ordnen Sie zu, indem Sie sie in der Liste markieren und Korrespondenten wählen oder sie auf einen Korrespondenten in der Seitenleiste ziehen.

Korrespondenten pflegen

Mit Korrespondent erstellen legen Sie einen neuen an. Zuerst genügt ein Anzeigename. Alles Weitere ergänzen Sie danach unter Bearbeiten:

• Details: Name der Organisation oder Vor- und Nachname, USt-ID
• Kontakt und Adressen
• Ansprechpartner
• Bankverbindungen
• Referenzen: externe Nummern wie Kunden- oder Vertragsnummer helfen bei der Erkennung. Interne Nummern dienen nur zum Nachschlagen.
• KI-Hinweise: Anweisungen für Dokumente dieses Korrespondenten, siehe KI-Hinweise
• Beschreibung

Änderungen speichert Papernaut automatisch.

KI-Vorschläge übernehmen

Findet Papernaut auf Dokumenten neue Angaben zu einem Korrespondenten, etwa eine Telefonnummer oder eine Bankverbindung, erscheinen sie beim Korrespondenten als KI-Vorschläge. Übernehmen Sie sie einzeln oder mit Alle übernehmen.

Das sind Sie

Markieren Sie mit Das bin ich! den Korrespondenten, der Sie selbst sind: Ihre Firma, ein Standort oder ein Mitglied des Haushalts. So unterscheidet Papernaut Sie von der Gegenpartei.

Löschen

Korrespondenten löschen dürfen nur Konto-Admins. Das geht erst, wenn kein Dokument mehr mit dem Korrespondenten verknüpft ist. Die Bestätigung listet die betroffenen Dokumente auf. Ein Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Zusammenführen lassen sich Korrespondenten derzeit nicht.