So ordnet Papernaut Ihre Dokumente
Papernaut legt Dokumente nicht einfach in Ordner. Es beschreibt jedes Dokument mit wenigen, klaren Bausteinen. Daraus ergibt sich die Ordnung von selbst, und Sie finden Dokumente auf mehreren Wegen wieder.
| Baustein | Beantwortet | Wer pflegt ihn |
|---|---|---|
| Dokumentenart | Was ist das Dokument? | die KI, Sie korrigieren |
| Korrespondent | Wer ist beteiligt? | die KI, Sie korrigieren |
| Labels und Tags | Wie ordnen Sie es ein? | Sie |
| Workspace | Wer darf es sehen? | Sie |
Dokumente – die Basis
Abschnitt betitelt „Dokumente – die Basis“
Jede hochgeladene Datei, ob PDF, Office-Dokument oder Foto, wird in Papernaut zu einem Dokument: mit erkanntem Text, Angaben wie Datum und Titel und Verknüpfungen zu den anderen Bausteinen. Aus einer Datei wird so etwas, das Sie durchsuchen, filtern und einordnen können.
Dokumentenarten – was ist das für ein Dokument?
Abschnitt betitelt „Dokumentenarten – was ist das für ein Dokument?“
Eine Rechnung braucht andere Angaben als ein Vertrag. Die Dokumentenart legt fest, was ein Dokument ist und welche Felder Papernaut daraus ausliest:
- Rechnung: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Fälligkeit
- Vertrag: Vertragsparteien, Laufzeit, Kündigungsfrist
- Angebot: Angebotsnummer, Gültigkeit, Positionen
Papernaut erkennt die Dokumentenart automatisch. Sie können eigene anlegen. Mehr unter Dokumentenarten.
Korrespondenten – wer ist beteiligt?
Abschnitt betitelt „Korrespondenten – wer ist beteiligt?“
Korrespondenten sind die Personen und Stellen auf einem Dokument: der Absender, aber genauso der Empfänger, etwa Ihre Firma oder Ihr Partner, und weitere Beteiligte. Papernaut verknüpft Dokumente automatisch mit ihnen. So sehen Sie mit einem Klick:
- alle Rechnungen eines Lieferanten,
- alle Verträge mit einer Versicherung,
- alle Befunde einer Arztpraxis,
- alle Schreiben an Ihren Partner.
Mehr unter Korrespondenten.
Labels und Tags – Ihre eigene Ordnung
Abschnitt betitelt „Labels und Tags – Ihre eigene Ordnung“
Manchmal reichen Art und Korrespondent nicht, etwa für Projekte, Fahrzeuge oder einen Bearbeitungsstand.
- Labels sind Schubladen für eine dauerhafte Ordnung, auch verschachtelt. Anders als ein Ordner kann ein Dokument in mehreren liegen. Eine Werkstattrechnung gehört zum Beispiel unter Rechnungen / 2025 und unter Fahrzeuge / Golf.
- Tags sind Haftnotizen für einen Status oder eine Markierung, etwa zu prüfen, bezahlt oder dringend. Sie kommen und gehen.
Mehr unter Labels und Tags.
Workspaces – getrennte Bereiche
Abschnitt betitelt „Workspaces – getrennte Bereiche“
Ein Workspace trennt Bereiche und regelt, wer welche Dokumente sieht. Typische Beispiele:
- Familie: ein Workspace je Person und einer für gemeinsame Dokumente
- Unternehmen: ein Workspace je Abteilung, etwa Buchhaltung und Personal
- Projektgeschäft: ein Workspace je Kunde oder Projekt
Ein Dokument kann in mehreren Workspaces liegen, ohne kopiert zu werden. Es bleibt ein Dokument, an dem alle mit Zugriff dasselbe sehen. Mehr unter Workspaces anlegen und verwalten und Dokumente teilen.
Zusammen
Abschnitt betitelt „Zusammen“- Mit der Dokumentenart wissen Sie, was ein Dokument ist.
- Mit dem Korrespondenten wissen Sie, wer beteiligt ist.
- Mit Labels und Tags ordnen Sie es nach Ihren Kriterien.
- Mit Workspaces trennen Sie Bereiche und Zugriffsrechte.
Jeder Baustein ist ein Filter in der Dokumentliste. Kombiniert finden Sie fast alles in wenigen Klicks, etwa „alle Werkstattrechnungen für den Golf aus 2025“. Siehe Dokumente suchen und filtern.