Labels und Tags
Mit Labels und Tags ordnen Sie Dokumente selbst, zusätzlich zu Dokumentenart und Korrespondent, die Papernaut erkennt. Beide sind optional.
| Labels | Tags | |
|---|---|---|
| Bild | Schubladen | Haftnotizen |
| Zweck | dauerhafte Ablage, auch verschachtelt | Status und Markierungen, oft nur vorübergehend |
| Beispiele | Fahrzeuge/Reparaturen, Steuern/2025 |
„Zu prüfen“, „Bezahlt“, „Abgelehnt“ |
| Gilt für | einen Workspace | privat, einen Workspace oder das ganze Konto |
Ein Dokument kann mehrere Labels und mehrere Tags haben. Eine Werkstattrechnung kann zum Beispiel unter Rechnungen und unter Fahrzeuge liegen.
Papernaut vergibt Labels und Tags nicht automatisch.
Labels gehören zu einem Workspace. Alle Mitglieder des Workspace sehen sie in der Seitenleiste unter Labels. Anlegen, ändern und löschen können Mitglieder ab der Workspace-Rolle Mitglied.
Label anlegen
Abschnitt betitelt „Label anlegen“- Wählen Sie in der Seitenleiste neben Labels das +.
- Geben Sie den Name des Labels ein, zum Beispiel „Reparaturen“.
- Wählen Sie optional ein Übergeordnetes Label (optional), zum Beispiel „Fahrzeuge“. Ohne Auswahl steht das Label auf der obersten Ebene.
- Wählen Sie eine Farbe.
Ein Unterlabel legen Sie auch direkt über das Menü eines Labels an: Unterlabel hinzufügen.
Verschieben, umbenennen, löschen
Abschnitt betitelt „Verschieben, umbenennen, löschen“- Verschieben: Ziehen Sie ein Label in der Seitenleiste auf ein anderes. Zurück auf die oberste Ebene geht es über Auf oberste Ebene verschieben.
- Umbenennen: Menü des Labels → Bearbeiten.
- Löschen: Menü des Labels → Löschen. Alle Unterlabels werden mit gelöscht. Die Dokumente bleiben erhalten und verlieren nur die Zuordnung. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Ordner als Labels übernehmen
Abschnitt betitelt „Ordner als Labels übernehmen“Laden Sie einen Ordner hoch, übernimmt Papernaut die Ordnerstruktur als verschachtelte Labels. Das steuern Sie im Dialog Upload prüfen mit Struktur als Labels übernehmen. Siehe Dokumente hochladen.
Tags verwalten Sie in der oberen Navigation unter Tags oder in der Seitenleiste neben Tags mit dem +. Beim Anlegen wählen Sie die Sichtbarkeit:
| Sichtbarkeit | Wer sieht den Tag | Wer darf ihn ändern |
|---|---|---|
| Privat | nur Sie | nur Sie |
| Workspace | alle Mitglieder des Workspace | wer ihn angelegt hat, Inhaber und Workspace-Admins |
| Kontoweit | alle, in allen Workspaces | nur Konto-Admins |
Einen Tag können Sie erst löschen, wenn kein Dokument ihn mehr verwendet. Die Bestätigung listet die betroffenen Dokumente auf.
Dokumenten zuordnen
Abschnitt betitelt „Dokumenten zuordnen“- Im Dokument: Unter Organisation wählen Sie Label hinzufügen oder fügen einen Tag hinzu. Ein neues Label oder einen neuen Tag legen Sie dort direkt an.
- Mehrere Dokumente: Markieren Sie sie in der Liste und wählen Sie Labels oder Tags.
- Per Drag & Drop: Ziehen Sie markierte Dokumente auf ein Label oder einen Tag in der Seitenleiste. Vorhandene Zuordnungen bleiben erhalten.
Ein Klick auf ein Label oder einen Tag in der Seitenleiste filtert die Dokumentliste. Wählen Sie mehrere aus, zeigt Papernaut Dokumente, die eines davon haben.
Die Suche findet auch die Namen von Labels und Tags. Private Tags sind davon ausgenommen.