KI-Hinweise

Papernaut liest jedes Dokument mit KI: Titel, Zusammenfassung, Dokumentenart und Felder. Meist passt das ohne Ihr Zutun. KI-Hinweise sind für die Fälle, in denen Sie es anders haben möchten oder die KI etwas nicht wissen kann.

Ein KI-Hinweis ist eine kurze Anweisung in normaler Sprache, zum Beispiel:

Titel immer auf Deutsch und im Format „Absender – Betreff“.

Rechnungen dieses Absenders sind Nebenkosten. Setze die Kostenstelle auf KST-4711.

Papernaut gibt diese Anweisungen bei jeder Verarbeitung an die KI weiter.

Wann sich ein Hinweis lohnt

• Die KI ordnet ein Dokument wiederholt falsch ein, etwa eine Abschlagsrechnung als Vertrag.
• Sie möchten Titel einheitlich aufbauen.
• Ein Feld soll immer einen festen Wert haben, der nicht im Dokument steht, zum Beispiel eine Kostenstelle oder eine Kundennummer.
• Ein Absender schreibt Angaben anders als üblich, etwa das Datum der Leistung an ungewohnter Stelle.

Korrigieren Sie einzelne Fehler lieber direkt im Dokument. Ein Hinweis lohnt sich für Regeln, die immer wieder gelten.

Die vier Ebenen

Hinweise lassen sich an vier Stellen hinterlegen. Je genauer die Stelle zum Dokument passt, desto mehr Gewicht hat der Hinweis.

Ebene	Gilt für	Gut für	Wo	Wer
Konto	alle Dokumente	Regeln, die immer gelten, etwa „Beträge immer in Euro erfassen“	Kontoeinstellungen → KI-Hinweise	Konto-Admins
Workspace	Dokumente in diesem Workspace	Regeln für einen Bereich, etwa „In diesem Workspace sind Rechnungen immer Betriebsausgaben“	Einstellungen des Workspace → KI-Hinweise	Inhaber und Workspace-Admins
Korrespondent	Dokumente dieses Korrespondenten	Regeln für einen Absender, etwa „Dokumente der Stadtwerke sind immer Stromrechnungen“	Korrespondent bearbeiten → KI-Hinweise	wer den Korrespondenten bearbeiten darf
Dokumentenart	Dokumente dieser Art	Regeln zum Auslesen, etwa „Leistungszeitraum immer als Monat erfassen“	Dokumentenart bearbeiten	Konto-Admins

Papernaut gibt der KI alle passenden Hinweise zusammen weiter, vom allgemeinsten zum genauesten. Widersprechen sich zwei Hinweise, gilt der genauere: Konto → Workspace → Korrespondent → Dokumentenart.

Liegt ein Dokument in mehreren Workspaces, gelten die Hinweise aller dieser Workspaces.

Hinweise bei Dokumentenarten

Dokumentenarten haben zwei Arten von Hinweisen:

• Hinweise zur Erkennung: woran die KI diese Art von ähnlichen unterscheidet, etwa „Rechnungsnummer und Leistungspositionen statt einer bloßen Zahlungsaufforderung“. Sie helfen bei der Einordnung, nicht beim Auslesen der Felder.
• Hinweise zur Datenextraktion: wie die Felder ausgelesen werden sollen, etwa ein Format oder ein fester Wert.

Bei Dokumentenarten aus dem Katalog steuert Papernaut diese Hinweise selbst. Dort ergänzen Sie Zusätzliche Hinweise zur Datenextraktion. Die Hinweise des Katalogs bleiben erhalten und werden weiter aktualisiert.

Hinweis anlegen

1. Öffnen Sie die passende Stelle aus der Tabelle oben.
2. Schreiben Sie den Hinweis in das Feld KI-Hinweise. Pro Ebene sind 1.024 Zeichen möglich.
3. Schalten Sie Hinweise bei der Dokumentverarbeitung anwenden ein und speichern Sie.

Hinweise an Dokumentenarten wirken ohne Schalter, sobald Text hinterlegt ist.

Wann Hinweise wirken

Ein Hinweis wirkt bei der nächsten Verarbeitung. Neue Dokumente berücksichtigen ihn automatisch. Vorhandene Dokumente ändern sich nicht von selbst. Um sie neu einordnen zu lassen, markieren Sie sie und wählen Weitere Aktionen → Neu verarbeiten. Das verbraucht erneut Credits.

Tipps

• Schreiben Sie konkret und kurz. „Titel: Absender – Betreff – Monat“ wirkt besser als „Bitte schöne Titel“.
• Eine Regel pro Satz.
• Testen Sie einen neuen Hinweis an einem Dokument mit Neu verarbeiten, bevor Sie viele Dokumente neu verarbeiten lassen.
• Hinweise ändern, was die KI ausliest. Wer welche Dokumente sieht, ändern sie nicht.